Phương pháp thực tế để quản lý và xuất danh sách khách hàng hàng loạt theo trạng thái đơn hàng trên WooCommerce

Đối với các cửa hàng sử dụng nền tảng WooCommerce, quản lý khách hàng là trọng tâm trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, khi lượng đơn hàng tăng lên, việc lọc các đơn hàng theo trạng thái cụ thể (như “Đã hoàn thành”, “Đang xử lý”, “Đã hoàn tiền”) một cách hiệu quả, đồng thời trích xuất thông tin khách hàng liên quan để thực hiện các thao tác quản lý hàng loạt hoặc tiếp thị trở thành thách thức phổ biến mà các chủ cửa hàng phải đối mặt. Các thao tác thủ công không chỉ kém hiệu quả mà còn dễ gây sai sót. Bài viết này sẽ trình bày một số phương pháp hữu ích để quản lý và xuất danh sách khách hàng theo trạng thái đơn hàng trong WooCommerce một cách tự động, từ các thao tác từ giao diện quản trị (backend) đến việc mở rộng chức năng bằng mã nguồn, giúp bạn nâng cao hiệu quả trong việc quản lý mối quan hệ với khách hàng.

Tại sao cần quản lý khách hàng theo trạng thái đơn hàng?

Việc lọc và quản lý khách hàng dựa trên trạng thái đơn hàng không chỉ đơn thuần là xuất dữ liệu; điều này có liên quan trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động vận hành và chiến lược tiếp thị. Các nhóm khách hàng ở các trạng thái đơn hàng khác nhau có những đặc điểm và nhu cầu rất khác biệt.

Ví dụ, những khách hàng đã hoàn tất đơn hàng là những người đã mua sản phẩm, họ có nhiều khả năng quan tâm đến các sản phẩm liên quan hoặc dịch vụ nâng cấp, do đó rất phù hợp để tiến hành bán chéo hoặc mời họ viết đánh giá về sản phẩm. Ngược lại, những khách hàng đã được hoàn tiền hoặc hủy đơn hàng có thể gặp phải vấn đề về sản phẩm, giá cả hoặc dịch vụ; phân tích thông tin của nhóm khách hàng này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của cửa hàng và giảm thiểu các khiếu nại từ khách hàng trong tương lai. Đối với những đơn hàng đang trong quá trình xử lý, việc theo dõi kịp thời sẽ giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Đọc thêm Làm thế nào để xây dựng cửa hàng trực tuyến mạnh mẽ bằng WooCommerce trong WordPress。

Bằng cách xuất danh sách khách hàng ở các trạng thái cụ thể theo lô, bạn có thể dễ dàng nhập chúng vào hệ thống tiếp thị qua email (chẳng hạn như Mailchimp) để thực hiện các chiến dịch tiếp thị lại khách hàng một cách chính xác, khảo sát mức độ hài lòng hoặc cung cấp các ưu đãi cá nhân hóa. Điều này sẽ giúp nâng cao đáng kể giá trị vòng đời khách hàng.

UltaHost – Nhà cung cấp dịch vụ máy chủ WordPress chuyên nghiệp

Bảo đảm hoàn tiền trong 30 ngày, băng thông và cơ sở dữ liệu không giới hạn, bảo vệ DDoS miễn phí, mua 3 năm ưu đãi 50%

Truy cập trang

Sử dụng các tính năng nội bộ của giao diện quản trị (backend) của WooCommerce để xuất dữ liệu.

Nền tảng WooCommerce cung cấp tính năng xuất dữ liệu đơn hàng cơ bản. Mặc dù không thể xuất trực tiếp “danh sách khách hàng”, chúng ta vẫn có thể thu thập thông tin khách hàng một cách gián tiếp bằng cách xuất dữ liệu đơn hàng.

Trước tiên, hãy đăng nhập vào giao diện quản trị của WordPress, sau đó điều hướng đến… WooCommerce > 订单Ở phía trên trang danh sách đơn hàng, bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm các đơn hàng có trạng thái cụ thể. Nhấp vào nút “Lọc”, chọn trạng thái mong muốn từ menu thả xuống (ví dụ: “Đã hoàn thành”), sau đó nhấp lại nút “Lọc”.

Sau khi lọc các đơn hàng, bạn có thể sao chép thông tin khách hàng trực tiếp từ danh sách, nhưng cách này không thực sự hiệu quả khi có lượng dữ liệu lớn. Phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng tính năng “Xuất dữ liệu”. Trên trang danh sách đơn hàng, hãy tìm và nhấp vào nút “Xuất”. Hệ thống cho phép bạn chọn xuất tất cả các đơn hàng hoặc chỉ xuất những đơn hàng đã được lọc. Nếu bạn chọn “Đơn hàng trong danh sách hiện tại”, bạn sẽ chỉ xuất những đơn hàng có trạng thái cụ thể.

Các tệp được xuất thường có định dạng CSV, chứa đầy đủ thông tin chi tiết về mỗi đơn hàng, như số đơn hàng, tên khách hàng, địa chỉ email để gửi hóa đơn, địa chỉ nhà khách hàng, v.v. Bạn có thể mở tệp này trong Excel hoặc Google Sheets, sau đó xóa các cột chứa thông tin không cần thiết (như thông tin chi tiết về đơn hàng), và chỉ giữ lại những thông tin quan trọng như tên khách hàng và địa chỉ email. Như vậy, bạn sẽ có được một danh sách khách hàng.

Đọc thêm Hướng dẫn toàn diện về WooCommerce: Xây dựng trang web thương mại điện tử WordPress mạnh mẽ từ con số 0。

Ưu điểm của phương pháp này là không cần phải cài đặt bất kỳ tiện ích bổ sung nào, và hoàn toàn miễn phí. Nhược điểm là quy trình thực hiện khá phức tạp, yêu cầu người dùng phải tự thực hiện công việc làm sạch dữ liệu, đồng thời không hỗ trợ việc xuất dữ liệu theo các định d

Thực hiện các thao tác xuất dữ liệu và quản lý nâng cao thông qua các tiện ích mở rộng chuyên nghiệp.

Đối với những người cần thực hiện các thao tác định kỳ, có yêu cầu cao về việc tùy chỉnh các trường dữ liệu, hoặc muốn nhận trực tiếp danh sách khách hàng (thay vì danh sách đơn hàng), việc sử dụng các plugin chuyên dụng là lựa chọn tốt nhất. Trên thị trường có rất nhiều plugin xuất sắc, chẳng hạn như “Customer/Order/Coupon Export for WooCommerce”, “WP All Export” hoặc “Export WooCommerce Customers”.

Lấy một plugin xuất dữ liệu phổ biến làm ví dụ: sau khi cài đặt và kích hoạt nó, bạn thường có thể… WooCommerce > 导出 Bạn có thể tìm thấy các thiết lập liên quan trong phần cài đặt của plugin. Những plugin này cung cấp nhiều điều kiện lọc mạnh mẽ (filter conditions) để giúp bạn sắp xếp và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Hosting.com - lưu trữ chia sẻ

Hiệu năng cao, được trang bị CPU AMD EPYC, lưu trữ SSD NVMe và LiteSpeed, hỗ trợ chuyên gia nội bộ 24 giờ/ngày, các biện pháp bảo mật tiên tiến bao gồm SSL, chống brute force, phần mềm độc hại và bảo vệ DDoS, tiết kiệm tới 73%.

Truy cập trang

Trong phần cài đặt lọc, bạn có thể chọn phương thức lọc theo “Trạng thái đơn hàng” một cách trực tiếp. Các plugin thường cung cấp một ô chọn nhiều lựa chọn (checkbox), cho phép bạn chọn nhiều trạng thái cùng lúc, chẳng hạn như “completed” (đã hoàn thành) và “processing” (đang xử lý).

Bước tiếp theo là rất quan trọng: chọn loại dữ liệu cần xuất. Để thu được danh sách khách hàng một cách chính xác, bạn nên chọn “Khách hàng” làm loại dữ liệu cần xuất, thay vì “Đơn hàng”. Nhờ đó, ngay cả khi một khách hàng có nhiều đơn hàng ở cùng một trạng thái, chúng sẽ được loại bỏ đồng dư tự động trong tệp xuất cuối cùng, và mỗi khách hàng chỉ xuất hiện một lần. Điều này rất phù hợp để sử dụng trong danh sách email.

Sau đó, bạn có thể chọn lựa cẩn thận các trường muốn xuất, chẳng hạn như ID khách hàng, tên, email, ngày đăng ký, tổng số đơn hàng, tổng số tiêu dùng, v.v. Một số tiện ích mở rộng nâng cao thậm chí cho phép bạn chỉ xuất dữ liệu của những khách hàng có ghi chép về hoạt động mua sắm trong các trạng thái đơn hàng được chọn. Sau khi hoàn tất cấu hình, bạn có thể tải xuống tệp CSV ngay lập tức, hoặc thiết lập một tác vụ định kỳ để tự động gửi tệp đến hộp thư của mình hoặc lưu trữ đám mây.

Đọc thêm Hướng dẫn toàn diện: Xây dựng trang WooCommerce độc lập từ con số 0。

Giải pháp dựa trên các plugin giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, là phương pháp được khuyến nghị để quản lý khách hàng chuyên nghiệp.

Sử dụng mã tự định và WP CLI để xử lý hàng loạt nội dung một cách nhanh chóng

Đối với các nhà phát triển hoặc những trường hợp cần tích hợp các tính năng vào hệ thống riêng, việc viết mã tùy chỉnh hoặc sử dụng các lệnh WP CLI (WordPress Command Line Interface) có thể mang lại mức độ linh hoạt và tự động hóa cao nhất.

Máy chủ chia sẻ của InterServer

Lưu trữ chia sẻ với mức phí $2,50 USD mỗi tháng, giảm giá $0,1 USD trong tháng đầu tiên, mã giảm giá tryinterserver, với 461 ứng dụng đám mây và cài đặt chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Truy cập trang

Bạn có thể thực hiện điều đó thông qua WordPress. WP_Query hoặc của WooCommerce wc_get_orders Chúng ta có thể sử dụng các hàm trong lập trình để truy xuất các đơn hàng ở trạng thái cụ thể. Dưới đây là một đoạn mã ví dụ, dùng để lấy tất cả các đơn hàng đã hoàn tất và trích xuất địa chỉ email của khách hàng:

$args = array(
    'status' => 'completed',
    'limit' => -1, // 获取所有订单
);
$orders = wc_get_orders($args);
$customer_emails = array();
foreach ($orders as $order) {
    $customer_email = $order->get_billing_email();
    if (!in_array($customer_email, $customer_emails)) {
        $customer_emails[] = $customer_email;
    }
}
// 此时 $customer_emails 数组包含了所有不重复的客户邮箱
// 你可以将其写入CSV文件或进行其他处理

Đối với các thao tác hàng loạt phức tạp hơn, chẳng hạn như thêm tất cả các khách hàng có trạng thái đơn hàng nhất định vào một nhóm người dùng (User Role) hoặc gửi email tùy chỉnh, bạn có thể tạo một lệnh CLI (Command Line Interface) riêng biệt cho WordPress. Điều này cho phép bạn thực hiện những nhiệm vụ này thông qua dòng lệnh trên máy chủ, và thậm chí bạn có thể kết hợp chúng với Cron Job để tự động hóa toàn bộ quá trình.

Trước hết, bạn cần tạo một plugin tùy chỉnh hoặc một theme (giao diện) riêng để thực hiện điều này. functions.php Hãy đăng ký một lệnh WP CLI trong tệp tin. Trong hàm gọi lại (callback function) của lệnh đó, hãy viết mã tương tự như logic được mô tả ở trên để lấy danh sách khách hàng và thực hiện các thao tác quản lý của bạn (chẳng hạn như cập nhật thông tin người dùng, kích hoạt gọi API bên ngoài, v.v.).

Phương pháp này đòi hỏi kỹ thuật cao, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát được; nó có thể kết nối một cách trơn tru với các quy trình làm việc hiện có và còn mang lại hiệu suất tốt hơn khi xử lý lượng dữ liệu lớn.

Tóm lại

Quản lý và xuất danh sách khách hàng của WooCommerce theo trạng thái đơn hàng một cách hàng loạt là một kỹ năng cơ bản để vận hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu. Đối với hầu hết các chủ cửa hàng, việc sử dụng các tính năng nội bộ của hệ thống để lọc và xuất dữ liệu đã có thể đáp ứng được những nhu cầu cơ bản một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, khi tần suất thực hiện các thao tác này tăng lên hoặc yêu cầu về tính tùy chỉnh trở nên cao hơn, việc đầu tư vào một plugin xuất dữ liệu chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao đáng kể hiệu quả và trải nghiệm người dùng. Đối với các nhà phát triển hoặc các trang web lớn, việc viết mã tùy chỉnh hoặc sử dụng WP CLI (WordPress Command Line Interface) là giải pháp tối ưu để thực hiện tích hợp sâu rộng và tự động hóa các quy trình. Lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, khả năng kỹ thuật và ngân sách của bạn; dù theo cách nào đi nữa, việc nắm vững kỹ năng này sẽ giúp bạn quản lý khách hàng và thực hiện các hoạt động tiếp thị một cách chính xác và hiệu quả hơn.

FAQ 常见问题

Làm thế nào nếu danh sách khách hàng được xuất ra chứa các địa chỉ email trùng lặp?

Địa chỉ email trùng lặp thường xảy ra do một khách hàng có nhiều đơn hàng ở cùng trạng thái. Nếu bạn sử dụng phương pháp xuất dữ liệu đơn hàng rồi tự sắp xếp thủ công, bạn cần sử dụng tính năng “Xóa dữ liệu trùng lặp” trong Excel. Nếu bạn đang sử dụng các tiện ích xuất dữ liệu chuyên nghiệp, hãy đảm bảo chọn loại dữ liệu là “Khách hàng” thay vì “Đơn hàng” trong cài đặt xuất, và bật tùy chọn “Chỉ xuất dữ liệu của khách hàng duy nhất” hoặc tùy chọn tương tự để loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Khi các plugin xuất dữ liệu về loại khách hàng, chúng thường tự động loại bỏ dữ liệu trùng lặp dựa trên ID người dùng hoặc địa chỉ email.

Liệu có thể chỉ xuất dữ liệu của những khách hàng có các đơn hàng ở trạng thái cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định không?

Được thôi. Dù bạn sử dụng plugin hay mã tự định, việc thêm điều kiện lọc theo thời gian đều rất đơn giản. Trong cài đặt plugin, hãy tìm mục lọc “Ngày đặt hàng” hoặc “Ngày tạo”, sau đó thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho điều kiện lọc đó. Trong trường hợp sử dụng mã tự định, bạn cần thêm các thông tin liên quan đến ngày thời gian vào mảng tham số truy vấn (query parameters). ‘date_created’ => ‘2026-03-01…2026-03-31’ Những tham số như vậy được sử dụng để thực hiện truy vấn theo phạm vi ngày tháng.

Bằng cách kết hợp trạng thái đơn hàng và khoảng thời gian, bạn có thể xuất chính xác danh sách tất cả các khách hàng đã thực hiện một loại giao dịch nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể.

Làm thế nào để tự động đồng bộ danh sách khách hàng đã xuất ra với nền tảng tiếp thị qua email?

Có hai phương pháp chính để thực hiện đồng bộ hóa tự động. Một là chọn plugin xuất dữ liệu WooCommerce hỗ trợ tích hợp trực tiếp (ví dụ thông qua Zapier, Integromat hoặc API gốc), sau khi cấu hình, dữ liệu có thể được tự động đẩy đến các nền tảng như Mailchimp, ActiveCampaign khi xuất. Hai là sử dụng giải pháp mã tùy chỉnh, sau khi lấy được mảng danh sách khách hàng, gọi giao diện API do nền tảng email marketing cung cấp, viết mã để thêm thông tin khách hàng vào danh sách email chỉ định từng dòng hoặc theo lô.

Tôi khuyên bạn nên ưu tiên kiểm tra xem plugin xuất dữ liệu mà bạn đang sử dụng có hỗ trợ chức năng mở rộng (extension) như vậy hay không.

Khi sử dụng mã để xuất dữ liệu, làm thế nào để xử lý lượng dữ liệu lớn và tránh tình trạng thiếu bộ nhớ?

Sử dụng trực tiếp wc_get_orders Và thiết lập nó. ‘limit’ => -1 Khi lượng dữ liệu liên quan đến các đơn hàng quá lớn, việc truy xuất tất cả chúng có thể khiến PHP bị quá tải về mặt bộ nhớ. Giải pháp hiệu quả là sử dụng phương thức truy vấn theo trang (paging). Bạn có thể áp dụng cách này để giảm bớt áp lực lên hệ thống và đảm bảo ho ‘paginate’ => true Các tham số được sử dụng để xác định cách xử lý dữ liệu, sau đó dữ liệu được chia thành các lô nhỏ thông qua việc lặp lại quá trình trang (paging).

Một phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng các lệnh WP CLI (WordPress Command Line Interface) để thực hiện các tác vụ. WP CLI hoạt động trong môi trường dòng lệnh, thường có giới hạn bộ nhớ lớn hơn, và có thể chạy trong thời gian dài mà không ảnh hưởng đến các yêu cầu từ phía người dùng (web requests). Trong mã nguồn, hãy đảm bảo rằng các biến không còn được sử dụng được giải phóng kịp thời bên trong vòng lặp (ví dụ, bằng cách sử dụng các cơ chế quản lý bộ nhớ phù hợp). unset()Điều này cũng giúp giảm mức tiêu thụ bộ nhớ.